中国劳动关系学院档案工作管理办法
作者： 更新时间：2013-04-12
中国劳动关系学院档案工作管理办法
第一章 总 则
第一条 为了加强学校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等规定，结合我校实际，制定本办法。
第二条 档案工作是学校建设中一项重要的基础工作。必须把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。
第三条 我校档案属学校所有，列入学校国有资产管理范围。
第四条 本办法所称的档案是指学校在教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第五条 学校严格实行部门立卷归档制度，使档案工作做到：纳入部门的发展规划和工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第六条 全校各单位及个人均应遵守《中华人民共和国档案法》和本办法的规定，依法行使与档案事务有关的权利，履行应尽的义务。
第二章 领导体制和机构设置
第七条 学校档案工作由各级教育行政管理部门和有关业务主管部门领导，同时接受各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。
第八条 学校档案室是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的机构。集中统一管理学校各种载体的档案（人事档案和财务档案除外），并将其进行分类、编号和排列；对保管期限已满的档案进行鉴定、销毁；对档案的收进、移出，案卷的数量、利用情况进行统计。全校各单位的档案工作接受档案室的监督、指导和检查。
第九条 全校各单位要加强对档案工作的领导，确定一名负责人分管本单位的档案工作，并配备一名专(兼)职档案员，负责本单位档案的收集、整理、保管和移交工作。档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，学习并掌握档案工作业务知识和一定的科学文化知识。
第十条 学校档案室的基本任务
(一)贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；
(二)组织制订、实施本校关于档案工作的规章制度，指导本校文件材料的形成、积累、预立卷和立卷归档工作，并负责监督和检查；
(三)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；
(四)开展档案的开放和利用工作；
(五)负责编制检索工具，编辑档案参考资料，积极开发档案信息资源；
(六)参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流；
(七)建立和健全全校档案工作网络，负责对全校档案工作人员的业务培训；
(八)开展档案宣传工作和利用者教育活动；
(九)开展档案学术研究和交流活动；
(十)采用先进科学技术，逐步实现档案管理的现代化；
(十一)完成学校领导及上级业务主管部门交办的其他任务。
第十一条 学校各单位档案员工作职责
(一)贯彻执行学校档案工作的政策和规定；
(二)负责制订本单位档案工作的规章制度、工作计划，并组织实施；
(三)参加档案业务培训，并负责指导本单位各类文件材料的立卷归档工作；
(四)集中保管本单位档案，并按有关规定向档案室移交档案；
(五)负责本单位档案的完整、准确、系统、安全和保密。
第三章 经费、设备和库房
第十二条 根据国家教育部《普通高等学校档案管理办法》第14 条规定，学校档案室所需经费，列入学校预算，统筹解决。学校各单位应对用于保存本单位归档文件所需的档案装具等设备，在其经费中给予支持。
第十三条 学校应充分考虑档案的发展规模，以及适应现代化管理手段的需要，为档案室提供专用的、符合《档案馆建筑设计规范》要求的档案库房。库房应具有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。
第四章 档案的管理
第十四条 根据国家教育部《高等学校档案工作规范》的规定，本校档案必须由档案室实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第十五条 全校各单位的档案员，在档案形成以后，必须按有关规定向档案室移交档案。
第十六条 学校档案室负责收集和接收本室保管范围内对学院和社会有保存价值的不同载体的各类档案。对国内外与学校有关的其它具有保存价值的材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理。
第十七条 学校档案室的全部档案实行全宗管理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。定期组织档案的鉴定和销毁工作。
第十八条 学校档案室和各部门档案机构应定期对所存档案和资料的保管情况进行检查，遇有特殊情况，应立即向有关领导或部门报告，及时处理。
第十九条 学校档案室和各部门档案机构应研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。
第二十条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法的规定并征得学校保密委员会的同意办理，并设专柜、专人保管。
第二十一条 根据国家教育部《普通高等学校档案管理办法》第十九条的规定，学校对科研成果、产品规划与试制、基建工程、设备开箱等进行鉴定、验收时，必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查、签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。
第五章立卷程序
第二十二条 档文件数量，永久保存的文件一式二份，其它文件只存一份。
第二十三条 每年初各部门文书人员根据本部门实际情况，制定立卷归档的案卷类目，根据案卷类目整理上年度文件、材料归档。
第二十四条 文件分类
1.按文件自然形成规律分类，在同一类中区分文件材料永久、长期的不同价值，分别整理组卷。
2.按文件所反映的问题分类，如会议文件、调查材料、统计材料等。
3.按文件形成年度分类，一般情况下不同年度的文件不能收在一起立卷归档。
第二十五条 卷内文件排列
1.卷内文件排列要保持文件间的历史连续性，一般可按文件形成的时间排列。
2.凡不能分开的文件，一般是批复在前，请示在后（口头批复应记录在请示文件上）；正文在前，底稿在后；案件材料结论在前，证据在后。
3.会议文件的排列顺序为批复、请示、通知、名单、议程、报告、总结或纪要。
第二十六条 卷内所有文件应统一编写页码，每一张纸（正反面）为一个页号，空白页不编号。页码号用铅笔写在文件右上角，不得重码或漏码。
第二十七条 卷内文件目录由顺序号、文号、责任者、文件标题、文件日期、页码号及备注构成。填写时应逐项填写，字迹清楚，不可随意简化或漏填。
1.顺序号：按卷内文件排列次序填写。卷内文件的正文和底稿算一份，占一个序号；请示与批复各算一份，各占一个序号。
2.文号：填写文件制发机关的发文号。
3.责任者：填写文件的署名者。
4.文件标题：凡有标题的照实抄录，没有标题的可根据文件内容自拟标题，并在自拟标题上加[ ]号。会议记录则应将会议议程逐项填写清楚。
5.文件日期：填写文件制发日期。未标日期的文件应考证清楚后填写。
6.页码号：填写每份文件的起止页码号。
7.备注：对文件做必要备注。
卷内目录填写完毕后，随案卷移交学院档案室，另自留一份备查。
第二十八条 填写卷内备考表包括：本卷情况说明、立卷人、立卷日期。
1.卷内情况说明：填写本卷文件缺损、污染、修改、补充、移出等情况。
2.立卷人：由立卷人签名。
3.立卷日期：填写完成立卷的年、月、日。立卷年份必须写全四位数。
第二十九条 归档人员拟定案卷题名，准确概括卷内文件的制发时间、单位、内容和文种，文字要求简洁明了。办理交接手续时准确填写。
第三十条 归档前要除去文件上的金属卡钉；对破损文件要进行裱糊；对装订线内有字迹或装订区域过窄的纸页，应加边托裱，以不压卷内文件字迹为准；卷内文件字迹不清的应加描或复印清楚。归档文件材料为热敏纸传真件，要及时复印，只归复印件。
第三十一条 各部门将整理出的案卷移交学院档案室。移交时须办理登记手续。学校档案室对各部门移交的案卷要认真进行检查，经确认符合归档标准，方可接收。
第六章归档范围
第三十二条上级机关来文件的归档范围
1.上级机关下发的，学校必须执行的文件，由收文部门立卷归档。
2.出席上级机关召开会议带回的文件，由出席会议的部门立卷归档。
3.党和国家领导人、人民代表、上级领导来院检查和视察工作的指示、题词、录音（像）、照（胶）片等材料，由负责接待的部门立卷归档。
4.代上级机关草拟并采用的文件草稿和印本，由代拟部门立卷归档。
5.学校转发的上级机关文件，由转发部门立卷归档。
第三十三条 学校制定的文件的归档范围
1.学校党、政、工、团组织召开的代表大会、代表会议、工作会议的全套文件及照（胶）片、录音（像）等材料，由主办会议的部门立卷归档。
2.学校党委、行政领导会议的文件材料、会议纪要，学校召开的工作会议、专业会议的文件材料（如工会学理论研讨会），由主办会议的部门立卷归档。
3.学校下发及学院与其他单位联合下发的各种正式文件的签发稿、修改稿，由下发部门立卷归档。
4.学校的请示与上级的批复文件或批复记录，本校各部门的请示及学院的批复文件或批复记录，由请示部门立卷归档。
5.学校制定的工作条例、章程、制度等文件材料，由起草部门立卷归档。
6.学校内部机构变动、组织编制等文件材料，由干部人事处立卷归档。
第三十四条 其他各类文件的归档范围
1.反映学校各种业务活动的专项文件材料，由组织活动的部门立卷归档。
2.学校有关人员外出调研形成的重要文件，由具体办理部门立卷归档。
3.学校的各种统计报表，由制表部门立卷归档。
4.学校财务永久保管的文件、预决算报表、会计档案保管清册、会计档案销毁清册，由财务处立卷归档。定期的会计档案由财务处自行保管。
5.内容重要的人民来信来访材料，由党政办公室立卷归档。
6.学校领导人在公务活动中形成的文件材料及从外单位带回的与学校工作有关的材料，由党政办公室立卷归档。
7.党组字文件、简报、党员年终报表，由党委组宣部立卷归档。
8.学校基本建设工程施工、竣工的文件、图纸及有关材料，由资产规划处（基建处）立卷归档。
9.房改售房文件及实施方案由资产规划处（基建处）立卷归档。
10.学校购置的单价或批量在5万元以上的仪器设备的招标文件、采购记录、书面合同及使用、维修、改进过程中产生的文件材料，由资产规划处装订成册，存档备案。
11.学校固定资产验收单、固定资产调拨及报损报废报批单、固定资产分户明细帐，由资产规划处保管。
12.学校历史大事记、年鉴、反映学院活动的剪报，由党政办公室立卷归档。
13.学校干部任免、调配、培训文件；专业技术职务评聘文件；干部、职工名册；纪检材料；职工录用、转正、定级、调资、奖励、处分、离退休、退职；因私出国；伤残、死亡、抚恤等材料，由干部人事处立卷归档。
14.学校办理的转档工资存根，由干部人事处立卷归档。
15.学校有关人员承担的国家、部委、学校的科研项目，由科研处负责逐项立卷归档。
16.学校编印的情况反映、简报的定稿和印本，编辑出版的学报等期刊印本，由经办部门立卷归档。
17.上级教育主管机关下达的文件由教务处立卷归档。
18.学校制定的有关教学管理制度由教务处立卷归档。
19.招生工作材料由教务处立卷归档。
20.教学计划和教学大纲由教务处立卷归档。
21.教学实践有关材料由教务处及相关系部立卷归档。
22.有关教学方面的课程安排计划、考试安排表、各专业考试试题，由教务处立卷归档。
23.学校制发的录取投档单、新生报到存根、毕业、结业证书存根，由教务处和各系部立卷归档。
24.本科、大专、高职学生的学籍学位管理材料，由教务处、成教院立卷归档。
25.本科、大专、高职学生的学籍材料，由各系、高等职业教育学院和成教院立卷归档。
26.教改立项、精品课程立项申请书、结项审批书，双语教学、教学课件、课堂教学评估结果，由教务处立卷归档。
27.有关成人教育的上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件，学院制定的教学方面制度、办法、规定、条例，招生工作材料，教学计划，课程安排表、课程进度表、教师任课表、各专业考题，由成教院立卷归档。
28.学校有关人员出国参加国际会议、考察、讲学、访问形成的文件材料，由党政办（外事办）立卷归档。
29.外宾来院参观访问，形成的文件材料，由党政办（外事办）立卷归档。
30.启用印章的备案材料、收回废止印章，由党政办立卷归档。
31.干部培训部各种培训班次调训通知、教学日程安排表及其它有保存价值的材料，由干部培训部立卷归档。
32.全校性的运动会秩序册，由基础部体育教研室归档。
第三十五条 学籍材料归档范围
一、普招本科毕业生学籍档案归档要求和归档范围：
（一）毕业生带走的学籍档案材料，需装存的材料有：
1、新生入学登记表；
2、历年成绩表；
3、毕业生登记表；
4、奖惩材料；
（二）归入我校档案室的学籍档案按以下要求收集：
1、按班或专业为单位立卷；
2、新生入学登记表、历年成绩表、毕业生登记表、奖惩材料、毕业论文（含收录了毕业论文电子版的光盘）按照学号升序排列分别成册立卷（共5卷）；
3、填写一套学籍管理材料，包括以下表格，表格打印时左边要留出3厘米左右空白装订位置：
（1）毕业生学籍简况表；
（2）毕业资格审查表；
（3）学位授予资格审查表；
（4）领取毕业证登记表；
（5）领取学位证登记表；
（6）领取学籍档案登记表；
（7）奖惩材料目录；
（8）毕业论文目录。
二、普招专科毕业生学籍档案归档要求
（一）毕业生带走的学籍档案材料，需装存的材料有：
1、新生入学登记表；
2、历年成绩表；
3、毕业生登记表；
4、奖惩材料；
5、毕业论文。
（二）归入我校档案室的学籍档案按以下要求收集：
1、取消以前以个人为单位归档模式（不再使用学籍档案袋）；
2、本专科生按班或专业为单位立卷；
3、新生入学登记表、历年成绩表、毕业生登记表、奖惩材料、毕业论文按照学号升序排列分别成册立卷（共5卷）；
4、填写一套学籍管理材料，包括以下表格，表格打印时左边要留出3厘米左右空白装订位置：
（1）毕业生学籍简况表；
（2）毕业资格审查表；
（3）领取毕业证登记表；
（4）领取学籍档案登记表；
（5）奖惩材料目录；
（6）毕业论文目录。
三、成招高起本、高起专、专升本毕业生学籍材料归档要求：
（一）个人学籍档案按专业、年级、班次、学习形式、学号排列，学籍袋封面各项要填写清楚。
1、考生报名登记表
2、学生入学登记表
3、学籍卡片/学生历年成绩表
4、毕业生登记表
5、毕业论文
6、奖惩材料
（二）学籍管理档案注清专业、年级、班次、学习形式
1、学籍简况表
2、学生名册
3、学籍册
4、领取毕业证登记表
5、毕业生资格审查表
四、干部培训部学员学籍材料归档要求
1、学员名册（两份，一份排放在登记表前面，另一份单放，备查）
2、学员登记表（排列顺序与名册一致）
3、其它有保存价值的材料。
第三十六条 基建项目归档范围，学校的总体规划及各种建筑物的总平面位置图、地上、地下建筑物、构筑物、编审单项工程的计划任务书、征地、地质勘探、设计、施工、竣工以及维修、扩建、改建等过程中形成的有关文件和图纸以及架空、地下管线图等。
1.基础调研阶段的可行性研究、任务书、包括项目建议书及批复、可行性研究报告、项目评估、环境预测、调查报告、设计任务书、计划任务等。
2.设计阶段的设计基础材料和设计文件，包括工程地质、水文、勘察构筑物、重要设备安装测量定位、观测记录和初步设计、技术设计、施工图设计、专利文件、总体规划设计、鉴定及审批等文件。
3.施工阶段的工程管理和开工、竣工报告等文件，包括征用土地批准文件（含红线图、拆迁、招标、投标等文件）、补偿协议书、承发包合同、施工执照、水暖电气供应协议、开工报告、图纸会审纪要、施工设计、施工技术要求、安全措施、工程更改洽商单、施工记录、竣工报告等文件。
4.竣工阶段的验收文件，包括项目竣工验收报告、竣工图、工程质量评审材料、竣工验收等签单等文件。
5.归档图纸：两份蓝图，一份白图。
第三十七条实物档案归档范围
一、礼品
外单位或国际组织、国际友人赠送学院具有保存价值的礼品，要注明赠送日期、赠送事由、礼品名称，由接收礼品的部门归档。
二、奖品
全总、国家、北京市、海淀区、甘家口地区不同级别的单位或组织，奖励学校及学校各项工作的奖状、证书、锦旗等，由接收奖品的部门归档。
三、其它实物
对学校有纪念意义和历史意义的实物，由有关部门归档。
第三十八条 声像档案归档范围
一、照片档案归档范围
1.归档范围：凡是在学院公务活动中拍摄的照片，且有保存价值的，都要立卷归档。
2.归档部门：全校性活动，组宣部拍照的，由组宣部归档；非组宣部拍照的，由组织活动的部门归档。
3.整理方法：照片、底片各一份，必须用文字注明照片拍摄的日期、地点、主要人物、活动题名。在同一活动中所拍摄的照片，要按顺序排列。
二、录音类档案归档范围
⑴校级领导在重大活动中的讲话录音文件
⑵国家领导、省市领导及外国元首来校考察访问时的重要发言。
三、录像类档案归档范围，校级及国家重点学科举办的重大活动中形成的录像文件
第三十九条 声像档案归档要求
1. 照片类档案归档要求
⑴分类命名：电子版要求按照照片内容如某一次重大活动或某一类人物照片等分类方法进行分类，形成不同的文件夹，再对文件夹、每一张照片进行准确命名，名称中均应包含序列号；
⑵冲洗照片，并在其照片背面用铅笔填写照片拍摄的日期、地点、主要人物、活动题名和相应的序列号（包括相应的文件夹名称或序列号与照片电子版名称或序列号，中间用“，”分隔），最后以此序列号为准进行排序分别装入不同的照片档案盒中移交档案室。
2. 录音类档案归档要求，可参照照片类的分类方法进行分类、处理移交档案室。
3. 录像类档案，单独刻盘，并以刻录光盘的形式向档案室移交。
第七章档案安全保密制度
第四十条根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国消防法》、《普通高等学校档案管理办法》制定本制度。
第四十一条认真贯彻执行上级部门关于安全保密工作的法规及学校的有关规定，经常开展我校档案安全保密工作的宣传、教育和检查。
第四十二条档案入库时，由库房责任人认真清点案卷数量，做好登记工作。对于涉密档案，必须依照《保密法》及其实施办法的有关规定确定密级。
第四十三条库房内涉密档案，实行单独存放，专人管理。借阅涉密档案，必须按照《档案室档案借阅利用制度》的有关规定办理。
第四十四条档案属下列情况之一的，不对外开放：
（一）涉及党和国家及学校秘密的；
（二）涉及专利或技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成部门规定限制利用的。
第四十五条未经批准，任何人不得私自将档案带出，不得随意阅览、复制和摘录档案内容。
第四十六条室内严禁吸烟，严禁使用明火，严禁存放易燃易爆危险物品。
第八章 档案的利用和公布
第四十七条 档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。
第四十八条 档案的公布，是指首次向全校和社会公开档案的全部或者部分原文，或者档案记载的特定内容。
第四十九条 学校应按照国家的有关规定，制定开放档案的计划和实施方案，报请有关主管部门审定后，定期向全院和社会公布开放档案目录。对于涉及学校重大利益的档案，以及其他虽开放时间已到但仍不宜开放的档案，经学院批准，可以延期向全院和社会开放。
第五十条 利用学院开放档案的单位或个人应遵循《中国劳动关系学院档案借阅利用制度》的有关规定，未经档案室或档案所有者的同意，不得擅自公布档案。
第五十一条 利用、公布档案，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。
第五十二条 属于集体所有、个人所有以及其他不属于学院所有的对学校和社会具有保存价值的档案，其所有者向社会公布时，应当遵守国家有关保密的规定，不得损害学院的、社会的、集体的和其他公民的利益。档案室对寄存档案的公布和利用，应当征得档案所有者同意。
第五十三条 学校档案室提供社会利用的档案，应该使用使用复印件。档案复制件加盖相应印章标记的，具有档案原件同等的效力。
第五十四条 末开放的档案，仅供学校内部利用。
第九章 奖励与处罚
第五十五条 学校应建立全校档案工作检查评比制度。有下列事迹之一的，由学校或者本单位给予表彰和奖励：
(一)对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；
(二)对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；
(三)对档案学研究做出重要贡献的；
(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的；
(五)同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。
第五十六条 有下列行为之一的，由学校责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依纪给予行政处分：
(一)将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为已有，拒绝或不按时交档案机构、档案工作人员归档的；
(二)拒不按照学校规定向档案室移交档案的；
(三)违反国家和学校规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的：
(四)明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
(五)档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的；
(六)擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有的档案的；
(七)涂改、伪造档案的。
第十章 附则
第五十七条 会计档案的管理办法，遵照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》执行。
第五十八条 本办法由党政办公室负责解释，自公布之日起施行。
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